Для того чтобы сберечь время и деньги, повысить понимание и упростить обработку сообщений, необходима точная система обозначения каблограмм и посланий.
Будет ли коммуникация ОХС протекать беспрепятственно, зависит от точного соблюдения этой системы.
Все каблограммы и послания одного офиса ОХС другому должны последова тельно нумероваться каждым офисом при отправлении.
Каждый год ведётся новая нумерация с 1 января и до полуночи 31 декабря. (Когда будете вводить эту систему, начните с цифры 1.)
Каждый офис начинает нумерацию с цифры 1 и продолжает её далее по порядку, независимо от того, является ли сообщение каблограммой, телеграммой или посланием, направляемым авиапочтой, наземной почтой или посредством другого вида связи.
У каждого офиса есть буквенное обозначение. Обозначения приведены ниже. Их список будет дополняться по мере увеличения количества офисов. (Буквенные обозначения офисов не должны совпадать.)
| Обозначение континентальных офисов ОХС | |||
| США (United States) | US | Африка (Africa) | AF |
| Соединённое Королевство (United Kingdom) | UK | Новая Зеландия (New Zealand) | NZ |
| Австралия (Australia) | AU | Франция (France) | FR |
| Буквенные обозначения местных и городских офисов ОХС | |||
| Лондон (London) | L | Пуэрто Рико (Puerto Rico) | PR |
| г. Вашингтон (Washington DC) | DC | Чикаго (Chicago) | CH |
| Лос Анджелес (Los Angeles) | LA | Сиэтл (Seattle) | SE |
| Нью Йорк (New York) | NY | Сан Франциско (San Francisco) | SF |
| Мельбурн (Melbourne) | ME | Глазго (Glasgow) | GL |
| Сидней (Sydney) | SY | Афины, Греция (Athens Greece) | AT |
| Перт (Perth) | PE | Сан Диего (San Diego) | SD |
| Брисбен (Brisbane) | BB | Голливуд (Hollywood) | HD |
| Йоханнесбург (Johannesburg) | JB | Денвер (Denver) | DV |
| Дурбан (Durban) | DB | Тусон (Tucson) | TU |
| Кейптаун (Cape Town) | CN | Финикс (Phoenix) | PH |
| Порт Элизабет (Port Elizabeth) | PT | Сент Луис (St. Louis) | ST |
| Блумфонтейн (Bloemfontein) | BL | Хьюстон (Houston) | HU |
| Париж (Paris) | PS | Майами (Miami) | MM |
| Берлин (Berlin) | BE | Питтсбург (Pittsburg) | PI |
| Москва (Moscow) | MW | Филадельфия (Philadelphia) | PL |
| Окленд (Auckland) | AK | Бирмингем, Соединённое Королевство (Birmingham UK) | BI |
| Веллингтон (Wellington) | WE | Абердин, Соединённое Королевство (Aberdeen UK) | AB |
В адресах всех саентологических каблограмм пишется «SIENTOLOGY» – опущена буква «С» в слове «SCIENTOLOGY». Адреса основных континенталь ных офисов зарегистрированы. Как только открывается новый офис, он должен зарегистрировать в качестве телеграфного адреса и адреса для каблограмм «SIENTOLOGY (название города)». К настоящему моменту зарегистрированы следующие адреса:
Адрес «SIENTOLOGY WASH DC» (г. Вашингтон) зарегистрирован в теле графной компании «Вестерн Юнион» в США. Все офисы, где бы они ни находились, должны зарегистрировать свои адреса для (1) каблограмм и (2) телеграмм.
Как только офис подобным образом регистрируется, он должен сообщить об этом Всемирному ОХС в Лондоне.
Наиболее простая форма письменных посланий указана в описании системы посланий и их цветовых отличий в центральной организации. Эти послания нумеруются только в том случае, если они направляются по линиям ОХС из одного офиса в другой.
Тогда им присваивается следующий по порядку номер исходящего послания данного офиса, и, следовательно, они поступают на линии ОХС пронумеро ванными.
Перед поступлением их на линии ОХС они обычно кратко излагаются на бумаге цвета отделения ОХС (оранжевой) и нумеруются. Нумеруются они в любом случае. Иногда их сначала кратко излагают на бумаге, а затем они направляются в виде каблограммы или телеграммы. Но они всегда нумеруются.
Поскольку каблограммы и авиапочту использует, в основном, только ОХС, то нет никаких причин использовать обозначение «ОХС». Все послания направля ются ОХС. Систему используют и другие сотрудники, и то, что послание идёт не из ОХС, видно из подписи под ним. ОХС обеспечивает, чтобы можно было идентифицировать подписи сотрудников, не входящих в состав ОХС.
Пример подписи сотрудника, не входящего в состав ОХС, в конце каблограммы:
Это означает, что каблограмму посылает Робертс, который является сотруд ником МАСХ, а не ОХС.
Послания без подписи означают, что их автор – коммуникатор ОХС того офиса, из которого послание было направлено, или (при осуществлении обмена посланиями) что подпись та же, что и в последнем послании из серии посланий с тем же номером.
Подпись, которая состоит лишь из имени, означает, что она принадлежит секретарю ОХС.
Любой другой сотрудник ОХС подписывается полностью, например:
Подпись, состоящая только из имени, за которой следует название соответ ствующей шляпы, даёт достаточно информации для направления послания в офисе получателе.
Послания для Рона начинаются так: «РОНУ». Личные послания Рона (а не просто послания от его имени) подписываются: «РОН».
Когда необходимо донести послание до конкретного человека, в начале посла ния указывается его имя, обычно самое короткое имя человека (если у него их больше одного), находящегося в офисе получателе, или шляпа, которой адресо вано послание. Например:
Форма послания для каблограммы будет тогда иметь следующий вид: «SIEN TOLOGY, LONDON» (каблограммный адрес) «SHIPPING (отправка)» (сокращённое название шляпы адресата) «335» (порядковый номер послания в серии всех каблограмм и посланий, отправленных офисом отправителем) «DC» (обозначает: «г. Вашингтон») «ЗАКАЗАННЫЕ ВАМИ КНИГИ ОТПРАВЛЕНЫ СЕГОДНЯ ТЕПЛОХОДОМ ЭКСКАЛИБУР КОМПАНИИ ЮС ЛАЙНЗ» (текст послания) «НАИЛУЧШИМИ» (форма вежливости) «ДИК КНИГИ» (лицо, подписывающее послание).
Когда на сообщение даётся ответ, сохраняется обозначение офиса отправителя и после него ставится цифра, показывающая, сколько раз отправлялись послания в этой серии. Например: ответ из Лондона на
будет обозначаться:
Нет причины писать «335DC1», потому что на основную массу посланий ответы не даются, и наличие лишь одного какого либо номера всегда будет обозначать, что это «первое послание».
Когда даётся ответ на 335DC2, то номер следующего послания будет 335DC3.
Указанное действие жизненно важно. У нас было несколько случаев, когда офис получал три четыре каблограммы, все по одному и тому же вопросу, каждая содержала поправки к предыдущей, и мы не могли определить, даже с помощью компании, передавшей каблограммы, какое cообщение было последним и, следо вательно, правильным.
Ответ из Лондона на вышеприведённое сообщение 335DC был бы следующим:
Следующая каблограмма относительно тех же книг из Вашингтона имела бы такой вид:
Это означает, что коммуникатору ОХС дали указание внести поправку, что он и сделал. Поскольку 335DC всё ещё находится в файле каблограмм, то нет необходимости постоянно приводить в тексте длинные описания, чтобы позволить идентифицировать сообщение или установить имена участников. В результате повышается ясность текста и достигается экономия.
Каблограммы должны быть содержательными. Не допускайте, чтобы экономия приводила к потере смысла сообщения из-за того, что оно слишком краткое, так как если полученный текст не ясен, то потребуется послать ещё две каблограммы, чтобы он был растолкован.
Неправильное послание:
Кто прибывает? Куда? Поэтому нам пришлось бы отправить следующее послание:
Это означает, что коммуникатор и адресат находятся в совершенном неведении. В ответ придётся послать текст, который должны были отправить в первый раз:
Два лишних сообщения, при нынешней стоимости каблограмм, – это не пустяк. Но в них возникла необходимость, так как отправитель не осознал, что текст недостаточно полный.
Обычно коммуникатор ОХС это замечает и исправляет.
Послания, когда их видоизменяют для отправки авиапочтой, обрабатываются следующим образом:
Оригинал нумеруется и хранится в папке в одной из корзин связи вместе с другими посланиями, которые подвергаются сокращению в этот день.
К авиаписьму прикладываются две копии. Авиаписьмо начинается с обозначения:
(обозначения посланий, которые включены в авиаписьмо). Указывается номер первого послания и приводится его сокращённый текст:
Одна копия этого письма хранится в папке для последующего направления в файлы, одна копия направляется в континентальный ОХС (того континента, к которому относится офис отправитель), а авиаписьмо отсылается. Направляя послания мне, никто не должен использовать какие либо линии, кроме линий коммуникатора ОХС, и по линиям коммуникатора ОХС должны посылаться только те вещи, которые касаются меня лично, такие, как послания из Вашингтона и доклады рекомендательного совета.
Когда такое авиаписьмо прибывает в Лондон, само письмо дают мне, НО любое послание на имя кого либо ещё удаляется из этого письма получающим его коммуникатором ОХС и направляется на линии посланий. После того как на это послание составлен ответ, его помещают вместе с обратными посланиями, направляемыми авиаписьмами.
Оригинал авиаписьма передаётся мне вместе с двумя чистыми бланками авиаписьма, листом бумаги и копирками, расположенными таким образом, чтобы были копии всего, что написано в ответном авиаписьме.
Обратное авиаписьмо будет иметь следующий вид:
Ответные авиаписьма (один оригинал и одна копия) не повторяют текст исходного письма. Оригинал ответного авиаписьма посылается обратно в офис отправитель. Его копия – в континентальный офис ОХС офиса отправителя. Оранжевая копия ответного авиаписьма прикрепляется к присланному авиа письму с данными и хранится в файлах в Лондоне.
Континентальный ОХС уже получил копию посланного авиаписьма с данны ми. Когда туда поступает копия ответного авиаписьма, обе копии скрепляются вместе (послание и ответ), и таким образом там оказываются информированными о том, какие принимаются решения и какие производятся действия в местных офисах и в отношении этих офисов.
У каждого континентального офиса всегда имеется и местный офис. Если они расположены поблизости, это не может служить оправданием тому, чтобы не следовать коммуникационной процедуре, так как в недалёком будущем файлы континентального офиса ОХС будут полностью отделены от местных файлов и, даже если они находятся в одном городе, они будут расположены в различных зданиях.
Когда какой-либо офис отправляет авиаписьма, то он следует указанной процедуре. Исключение составляют континентальные ОХС, которые направляют только оригинал и одну копию на оранжевой бумаге и в ответ получают один оригинал и одну копию на оранжевой бумаге.
Текст всех каблограмм дублируется в обычных авиаписьмах, пронумерован ных так же, как и каблограммы.
Все тяжёлые пакеты, содержащие бумаги, посылаются наземной почтой, однако высылаемые таким образом пакеты, тем не менее, нумеруются.
Процесс проставления адресов значительно облегчается при использовании резиновых штампов с адресами главных офисов.
Но когда производится периодическая рассылка в большое число городских и местных офисов, следует использовать ручной адрессограф с адресами офисов, нанесёнными на шёлковые трафареты.
Когда число офисов, в которые производится рассылка, меньше десяти, доста точно и резиновых штампов с адресами.
Они должны находиться на специальной подставке рядом с сотрудником (обычно это стенографист ОХС), который занимается упаковкой почты и отправ ляет письма ОХС.
Эта система обозначения каблограмм и посланий должна вступить в действие немедленно по получении этого письма. Нумерация должна начинаться с «1», и должны указываться буквенные обозначения офиса отправителя.